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NUESTROS SERVICIOS

Los servicios que ofrecemos son los siguientes:

Administración de servicios generales

Tenemos el conocimiento para la administración externalizada de los servicios generales, cuya operación realizamos desde el Centro de Procesos Pentacrom e incluye los recursos humanos, de infraestructura y tecnológicos para su prestación. Nos preocupamos del control y la supervisión de los distintos proveedores y de las tareas diarias encomendadas a cada uno; de la planificación y coordinación de sus actividades, la recepción de sus estados de pago y su correspondiente validación; del análisis de los Acuerdos de Nivel de Servicios (ANS) establecidos y las recomendaciones para el mejoramiento continuo de los mismos.  Además, nos preocupamos de los reportes mensuales a la Alta Dirección y áreas Gerenciales proporcionando los indicadores de gestión que se requieren respecto de estos servicios.

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Outsourcing Operativo

Consiste en la externalización de procesos con el objeto de liberar a las empresas de aquellas labores repetitivas y desgastadoras que están fuera del foco del negocio, permitiéndoles concentrar sus esfuerzos en actividades propias de su giro. A modo de ejemplo, contamos con el servicio de administración de facturas, que consiste en la recepción de los documentos tributarios, tanto físicos como electrónicos, su validación por medio de reglas de negocio establecidas con cada cliente, su digitalización, su puesta a disposición a través de servidores de acceso remoto, y la generación de archivos para su control y carga directa en los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) de nuestros clientes.

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Gestión Documental, Digitalización y Procesamiento De Documentos

Conocemos las ventajas de la administración digital de documentos, además, a través de nuestros servicios de Oficinas de Partes y Centros de Correspondencia, somos los primeros en contar con la documentación requerida para su procesamiento. Para esto, Empresas Pentacrom asiste en el diseño del sistema de gestión documental a utilizar y en las tareas de digitalización, indexación, distribución y almacenamiento que se requieran, y que en definitiva son la clave de todo buen sistema de gestión documental. Esto es importante, ya que información desactualizada o documentos no ingresados correcta y oportunamente son causas del fracaso de estos sistemas. Un ejemplo de sistema eficiente de gestión documental, es el actual proceso realizado por Empresas Pentacrom (recepción, certificación de entrega y retiro, digitalización, distribución y almacenamiento), respecto de los Oficios y Circulares de la Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO) que actualmente realizamos para Cajas de Compensación, Mutuales y otros organismos.

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Administración de Oficina de Partes

Consiste en la externalización del servicio, cuya operación puede ser realizada en dependencias del cliente o en el centro de procesamiento de correspondencia Pentacrom, incluye los recursos físicos, humanos y tecnológicos para la correcta presentación del servicio, junto con servicios de mensajería y de transporte de documentación.

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Administración de Centros de Procesamiento de Correspondencia

Es la realización de labores de registro y clasificación de toda la correspondencia recibida y entregada de una empresa, generando los respectivos manifiestos para el despacho o distribución de la documentación, tanto en forma interna como externa, a casas matrices, sucursales, clientes, proveedores, etc. Este servicio puede ser realizado en dependencias del cliente o en el centro de procesamiento de correspondencia Pentacrom, incluye los recursos físicos, humanos y tecnológicos para la correcta prestación del servicio.

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Servicios de mensajería interno

Consiste en labores de distribución y de retiro de correspondencia y documentación, al interior de los edificios u oficinas centrales de nuestros clientes.

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Servicios de mensajería express motorizada

Consiste en servicios de mensajería realizados fuera de las instalaciones de nuestros clientes, ya sean del tipo masivos, como por ejemplo distribución a clientes de productos, revistas, regalos, entradas, etc.; o del tipo selectivos, como por ejemplo trámites notariales, en organismos públicos o privados, retiro o entrega de documentación, etc.; en cuyo caso son solicitados a nuestras áreas de servicio vía web o a nuestro centro de llamados (call center). Este servicio se proporciona a través de nuestras áreas de mensajería tradicional y mensajería motorizada, en base a los plazos de atención requeridos y la ubicación geográfica de los puntos de retiro y entrega.

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Trámites de empresas y del personal

Este servicio es la realización de todo tipo de trámites de las empresas, incluyendo el pago de cuentas (tanto del personal como de la empresa), los cuales son solicitados a través de nuestro centro de llamados (call center) para su realización. También se cuenta con empresas que han contratado este servicio para el pago de cuentas y trámites de su personal.

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Distribución de documentos valorados

Consiste en servicios especializados de distribución de documentos por medio de mensajería. Estos son los casos donde se requiere contactar a una persona en particular, como en caso de distribución de talonarios de cheques, tarjetas de crédito, o contratos de todo tipo para aprobación y firma, y en general se requiere un contacto personalizado con devolución de documentación firmada, debidamente recepcionada.

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Transporte de documentación

Consiste en servicios de transporte de grandes volúmenes de documentos de un punto a otro. Como por ejemplo, cajas de archivos que son retiradas desde sucursales para ser remitidas a los centros de acopio/archivo/procesamiento, o viceversa.

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Transporte y distribución de valijas y paquetería

Consiste en servicios de transporte de documentación por medio de valijas, cajas y en general todo tipo de contenedores, por medio de móviles especialmente acondicionados del punto de vista de seguridad de la documentación transportada. Actualmente contamos con una flota de más de 80 móviles para este servicio. Se contempla el retiro, traslado y entrega en horario previamente establecidos, por medio de rutas, lo que asegura el estricto cumplimiento de los horarios acordados.

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Administración de flota

Permite a toda empresa que posee su propia flota externalizar ya sea su administración, como la flota completa. De esta forma Pentacrom ofrece su experiencia y conocimiento sobre cómo invertir en los medios de transporte requeridos.

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Arrendamiento de vehículos de flota

Consiste en vehículos de transporte de carga con sus respectivos conductores y mensajeros, puestos a disposición de nuestros clientes para la atención de sus necesidades de movimiento de carga y distribución.

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Servicios de conducción

Consiste en proveer servicios profesionales de conducción para vehículos proporcionados por nuestros clientes.

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Servicios tecnológicos

Una de las plataformas desarrolladas por Empresas Pentacrom corresponde al Sistema Oficina de Partes (SOP), que permite de un modo ágil, simple y expedito controlar la recepción, envío y confirmación de correspondencia y paquetería, desde las distintas sucursales y unidades, como también, lo que se recibe de empresas externas. La herramienta ofrecida opera bajo plataforma web, por tanto, no requiere instalación en los PC de los usuarios, solo acceso a la dirección URL a establecer.

Permite el ingreso de los sobres de correspondencia, origen y destino, por parte del encargado de valija de cada sucursal o unidad, o en el centro de procesos de correspondencia, generando un “manifiesto”, con el detalle de lo registrado, el cual sirve de comprobante de lo enviado. De esta forma permite efectuar seguimiento individual de las piezas enviadas.

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